Heel vaak zal je Word starten en kiezen voor de optie Leeg document. Als je een eenvoudige brief of een simpel document gaat maken, is dat prima. Maar als je wat uitgebreidere documenten wilt maken zoals uitnodigingen, rapporten of cv’s, kan het handig zijn als Word je alvast een eind op weg helpt.
Met het programma worden tientallen voorbeelddocumenten meegeleverd en er zijn online nog eens duizenden extra voorbeelden te vinden. Dit soort voorbeelddocumenten heten sjablonen. In deze workshop leert je hoe een nieuw document wordt gemaakt op basis van een sjabloon. Zodra je meer wilt met je document dan alleen tekst en wellicht een enkele afbeelding, kan het van pas komen om te kijken of er misschien al een sjabloon beschikbaar is dat dicht bij het door jou gewenste eindresultaat komt.
Waarom sjablonen?
Een voorbeeld: met Word kan je prima tabellen maken, en tabellen zijn geschikt om kalenders mee te maken. Nu kan je natuurlijk een nieuw bestand beginnen via Leeg document, daar een tabel in plaatsen en vervolgens in elke cel van de tabel een datum typen. Dat kan, maar het kost erg veel tijd. Als je weet dat hetzelfde resultaat (en misschien wel beter) met enkele muisklikken gerealiseerd kan worden door een sjabloon te gebruiken, dan bedenk je je wel even voordat je dit een tweede keer doet.
Deze kalender is gebaseerd op een sjabloon. Zo hoeven we niet zelf de tabellen, tekst, kleuren en uitlijning te regelen.
Sjabloon als startpunt
Uiteindelijk maak je met sjablonen niets meer dan een gewoon Word-document. Daarna kan dit op de bekende manier gewijzigd worden. Dus als het lettertype of de kleur van een element je niet aanstaat, is dit op de gebruikelijke manier aan te passen via het lint en de dialoogvensters. Zo kunnen sjablonen ook dienen als uitgangspunt; ze hoeven zeker niet het kant-en-klare eindstation van je document te betekenen. De volgende typen documenten vergen vaak veel bewerkingstijd. Het is een goed idee om na te gaan of er een sjabloon beschikbaar is dat aan je wens tegemoetkomt. Dat kan je veel tijd besparen.
- Brieven (formeel en persoonlijk)
- Uitnodigingen
- Rapportages
- CV’s
- Diploma’s en oorkondes
- Etiketten
- Kalenders en agenda’s
- Werkroosters
Workflow
Het maken van een nieuw document op basis van een sjabloon verloopt altijd in een vaste volgorde:
1. Begin een nieuw document. Baseer het document op een sjabloon.
- Word begint een nieuw, leeg document en heeft diverse standaardopmaakkenmerken die deel uitmaken van het sjabloon alvast ingevoegd.
- Het sjabloon zelf blijft onaangetast aanwezig voor een volgend gebruik.
2. Breng wijzigingen aan in het document.
- Meestal zult je bijvoorbeeld voorbeeldteksten, -adressen en -afbeeldingen vervangen door je eigen teksten en logo’s.
- Een aantal sjablonen heeft functionaliteit. Bij een kalendersjabloon kan je bijvoorbeeld kiezen van welke maand een kalender wordt gemaakt (juli 2022, december 2023 enzovoort). Hiervoor moet je een klein dialoogvenster invullen, waarna het document voor je gereed wordt gemaakt.
- Heel ingewikkelde sjablonen (salarisadministratie, kilometervergoedingen) kennen uitgebreide bedieningsvensters. Daar gaan we nu nog niet mee aan de slag.
3. Sla het document op. Dit gaat op de gebruikelijke wijze via Bestand, Opslaan.
- Het bestand is nu een gewoon Word-document als alle andere. je kan het openen, bewerken, afdrukken, verspreiden enzovoort.
- Het oorspronkelijke sjabloon blijft ongewijzigd. Dit kan je hergebruiken als uitgangspunt voor een nieuw document. Het nieuwe document heeft op zijn beurt niks meer met het oorspronkelijke sjabloon te maken.
Uitnodiging maken op basis van een sjabloon
Laten we actief aan de slag gaan. je maakt een eigen document op basis van een met Word meegeleverd sjabloon. We kiezen er in dit stappenplan voor een uitnodiging te maken voor een straatfeest. Volg alle stappen om een goede indruk te krijgen van het werken met sjablonen en wat je later nog moet aanpassen om een heel eigen gezicht aan het document te geven.
Oefening 1: bestand maken op basis van sjabloon
1. Start Word, of (als Word al is geopend) kies het tabblad Bestand, Nieuw.
Word toont een overzicht van recent geopende documenten (in de lijst aan de linkerkant) en een aantal voorbeelddocumenten (centraal).
2. Kies voor nu het sjabloon Folder voor zomerevenement, zoals in de afbeelding is te zien. Het kan zijn dat deze sjabloon bij je op een andere plek staat.
- Zoek op het trefwoord Folder als het sjabloon bij je niet direct zichtbaar is.
- Als je een sjabloon hebt gebruikt, plaatst Word het de volgende keer vooraan in de lijst. Dan kan je dat snel terugvinden voor eventuele nieuwe documenten. Daarom verandert de volgorde van sjablonen in het venster telkens.
Maak een nieuw document en baseer dit op het sjabloon Folder voor zomerevenement.
3. Word laat in een voorbeeld zien hoe documenten met dit sjabloon eruitzien. Klik op Maken om het nieuwe document te starten.
Gebruik eventueel de pijltjes links en rechts in het voorbeeldvenster om voorbeelden van de andere sjablonen te zien.
Bij de keuze van een sjabloon laat Word eerst een voorbeeld zien. Klik op Maken om het document te starten.
Voorbeeldinhoud in sjabloon
Het document wordt gemaakt op basis van het sjabloon. In dit sjabloon zijn alvast enkele voorbeeldteksten geplaatst, zoals ‘Voer hier een korte beschrijving van uw evenement in’ (…) en teksten als ‘Locatie van het evenement’ en ‘Datum’. In andere sjablonen staan natuurlijk andere tijdelijke teksten zoals ‘Bedrijfsnaam’ of ‘Kop’ en ‘Subkop’. Bekijk de inhoud van een sjabloon altijd erg goed. Overtuig je ervan dat je álle voorbeeldteksten uit het sjabloon hebt verwijderd of vervangen door je eigen teksten. Je wilt immers niet dat je relaties een document onder ogen krijgen waarin nog een tekst is achtergebleven als ‘plaats hier uw logo’. Dat staat natuurlijk erg amateuristisch. Dus: als je een document maakt op basis van een sjabloon, blader het dan eerst helemaal door en maak aantekeningen van de voorbeeldonderdelen die je moet vervangen door echte inhoud.
In de Folder is alvast een voorbeeldfoto geplaatst. Die komt voor onze folder mooi van pas, maar als je wilt, kan je hier eenvoudig een eigen foto plaatsen. Of de afbeelding compleet verwijderen en de folder zonder foto de deur uit doen. Als je verder naar beneden scrolt, zal je zien dat er nog plaatshouderteksten zijn geplaatst voor een datum, adres, website en meer.
Er is een document gemaakt op basis van het sjabloon. Wijzigingen die je hierin aanbrengt, hebben geen invloed op het sjabloon. Bekijk altijd goed welke onderdelen vervangen moeten worden.
We gaan nu de voorbeeldteksten in het sjabloon vervangen door eigen inhoud.
Oefening 2: inhoud van sjabloon aanpassen
1. Klik in de eerste regel, met de tekst ‘Je bent uitgenodigd (…)’.
- Vervang deze door je eigen tekst ‘Je bent uitgenodigd voor het jaarlijkse’. Je kan er gewoon overheen typen.
- En daaronder ‘Straatfeest Vlinderstraat’.
- Word zet deze koptekst automatisch in grote letters. Dat hoort bij dit sjabloon.
2. Klik in de tekst Voer hier een korte beschrijving (…).
- Verwijder de algemene aanduidingen “Voer hier een korte beschrijving van uw evenement in.’
- Vervang de tekst door de tekst uit de afbeelding, maar natuurlijk kan je ook een eigen aanprijzing verzinnen.
Typ in plaats van de standaardteksten eigen aanprijzingen.
3. Scrol in het document naar beneden.
Vervang ‘Locatie van het evenement’, ‘Datum van het evenement’ en ‘Tijdstip’ door eigen teksten. Let dus ook altijd goed op standaardteksten verder naar beneden in het sjabloon, die in het begin misschien niet zichtbaar zijn!
Afbeeldingen in sjablonen
In dit sjabloon is op de achtergrond een afbeelding geplaatst van een walvis en een strand. Dat past niet echt bij de uitnodiging voor het straatfeest van de Vlinderstraat. In deze oefening vervangen we daarom deze afbeelding door die van een vlinder.
Oefening 3: afbeelding in sjabloon aanpassen
1. Dubbelklik op de bovenste, witte marge van de pagina. Dit opent het tabblad Ontwerpen waarin Koptekst en voettekst actief is.
• De afbeelding van de walvis staat niet ‘gewoon’ op de pagina, maar is eigenlijk een koptekst. Daarom moet u in het bovenste witte deel van de pagina, het koptekstgebied, dubbelklikken.
Dubbelklik in de bovenmarge om het koptekstgebied te openen. Selecteer hierin de afbeelding.
2. Klik op de afbeelding van de walvis en het strand en druk op Delete om hem te verwijderen.
3. Kies het tabblad Invoegen, Afbeeldingen, Onlineafbeeldingen.
4. Zoek op een trefwoord, wij typen in dit geval ‘vlinder’ en kiezen een vlinder met witte achtergrond uit de resultatenlijst.
Er zijn online tal van afbeeldingen beschikbaar. Wij kiezen een vlinder.
5. Klik op Invoegen.
6. Selecteer het pictogram naast de afbeelding en kies Achter tekst.
7. Versleep de vlinder naar de gewenste plaats op de pagina.
8. Eventueel kan je uit het tabblad Opmaak dat nu geopend is nog extra kleurcorrecties of -instellingen kiezen. Wij doen dat nu niet. Een foto als koptekst of voettekst wordt standaard al vaag weergegeven.
Versleep de afbeelding en pas de weergave aan (Achter tekst).
9. Klik op het tabblad Kop- en voettekst en daarna op de rode knop Koptekst en voettekst sluiten.
De uitnodiging is gereed.
Oefening 4: document opslaan
Het wordt tijd om het document op te slaan, dan weet je zeker dat het is bewaard, mocht je er een volgende keer verder aan willen werken.
1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan, of kies het tabblad Bestand, Opslaan.
2. Kies als locatie de map Mijn documenten (of een andere map naar keuze).
3. Geef het bestand de naam Uitnodiging Vlinderstraat. Word plaatst zelf de standaardtoevoeging .docx erachter.
Nogmaals: er is geen enkele verbinding tussen de oorspronkelijke sjabloon waarop je het document hebt gebaseerd en het uiteindelijk opgeslagen bestand. Je hoeft nooit bang te zijn dat je het sjabloon ‘kapot’ maakt (tenzij je het oorspronkelijke .dotm-sjaboonbestand opent en bewerkt, maar dat is meer iets voor gevorderde gebruikers). Je kan dus rustig experimenteren met kopteksten, lay-outs, andere kleuren en afbeeldingen. Als het resultaat je niet bevalt, sluit je het document zonder het op te slaan en begin je gewoon opnieuw op basis van het sjabloon.
Sla het bestand op zodat je het later verder kan bewerken.
Als je tevreden bent met de folder zou je hem kunnen afdrukken of via Bestand, Opslaan als opslaan als pdf-bestand. Dan kan je hem bijvoorbeeld makkelijk meesturen als bijlage bij een e-mailbericht.
Online sjablonen zoeken en gebruiken
Je hebt al gezien dat in het startscherm van Word tientallen sjablonen worden getoond. Het gebruiken ervan is dus eenvoudig: klik op een sjabloon en kies Maken. Breng de vereiste wijzigingen en uitbreidingen aan en sla daarna het bestand op. Voor Word zijn echter veel meer sjablonen beschikbaar dan in het startscherm worden getoond. Online zijn er duizenden sjablonen te vinden. Ze zijn niet allemaal even geschikt voor de Nederlandse en Belgische markt (veel sjablonen zijn erg Amerikaans van opzet), maar er zit toch ook veel fraais tussen. Een snelle manier om meer sjablonen te vinden is via het tekstvak Onlinesjablonen zoeken of via een van de voorgestelde zoekopdrachten.
Onder het tekstvak staan enkele suggesties voor het vinden van meer sjablonen.
Oefening 5: een online sjabloon gebruiken
1. Start Word of maak een nieuw bestand via de tab Bestand, Nieuw.
2. Klik onder het tekstvak in de regel Voorgestelde zoekopdrachten op de koppeling Kaarten.
• Je moet een internetverbinding hebben om onlinesjablonen te kunnen gebruiken.
3. Word toont voorbeelden van gevonden sjablonen. Het scherm kan er zo uitzien als in de afbeelding.
• De onlinesjablonen worden steeds bijgewerkt en uitgebreid. Het kan daarom heel goed zijn dat in jouw scherm andere sjablonen te zien zijn.
4. Kies een sjabloon voor een kaart, bijvoorbeeld Verjaardagskaart.
• Er wordt eerst een overlay met voorbeeld van de sjabloon getoond.
5. Klik op Maken om te zien hoe een document op basis van deze sjabloon eruitziet.
• Als je de aangegeven velden aanpast, heb je snel een voorbeeld van een felicitatie voor een verjaardag.
• Maar bedenk ook weer dat je alle teksten en afbeeldingen kan vervangen door iets heel anders en de kaart puur als opzetje voor een eigen kaart kan gebruiken.
6. Sla het document op met een zelfgekozen naam als u het wilt bewaren; kies anders Bestand, Sluiten en sla de wijzigingen niet op.
Er zijn allerlei kaartvoorbeelden gevonden.
Een voorbeeld van een sjabloon voor een cv. Vergeet niet om alle standaardteksten aan te passen of anders te verwijderen!
Zoeken op trefwoord
Oefen zelf met het zoeken naar sjablonen op basis van een trefwoord. Stel bijvoorbeeld dat je met Word uitnodigingen wilt maken voor een kinderfeestje. ‘Uitnodiging’ komt niet voor in de lijst Voorgestelde zoekopdrachten. Kies dan Bestand, Nieuw en typ het trefwoord uitnodiging. Na enige tijd laat Word allerlei sjablonen zien waarmee je zou kunnen experimenteren.
Een sjabloon zoeken met een trefwoord dat niet in de standaardlijst voorkomt.
Niet voor elk onderwerp zal Word met geschikte sjablonen komen, maar voor veel categorieën wel. Als je niets kunt vinden, probeer dan een wat meer algemene zoekterm, of gebruik een categorie sjablonen die enigszins lijkt op jouw zoekterm of trefwoord. Misschien zit er een sjabloon bij dat je met weinig werk kan aanpassen aan je eigen wens.
Bedenk dat sjablonen altijd een uitgangspunt zijn, nooit het eindstation. Je gebruikt sjablonen om je eigen creativiteit een handje te helpen en snel op weg te raken. Soms kan het helpen om een Engelse term te gebruiken in plaats van de Nederlandse term. Mogelijk vind Word dan meer of betere sjablonen.
Niet voor alle trefwoorden zijn sjablonen te vinden.
Zelf een sjabloon maken
De kans is groot dat je voor jezelf, of voor je bedrijf of organisatie documenten moet maken die vaak dezelfde opmaak hebben. Denk bijvoorbeeld aan:
• Een standaard briefhoofd;
• een logo telkens op dezelfde plek;
• kop- en voettekst met naam van degene die het document heeft gemaakt of bewerkt;
• een memo volgens huisstijl van het bedrijf.
In al deze gevallen kan het nuttig zijn om een eigen sjabloon te maken. Dit is een eenmalig werkje. Elk volgende document kan je vervolgens op deze sjabloon baseren. Het maken van een eigen sjabloon gaat als volgt:
1. Maak een nieuw, leeg document en breng alle standaardelementen aan zoals tekst, afbeeldingen, kop- en voetteksten en logo’s. Het document kan er bijvoorbeeld uitzien zoals in de afbeelding.
Wij maken een sjabloon van dit briefhoofd, zodat we nieuwe brieven op deze sjabloon kunnen baseren.
2. Kies Bestand, Opslaan als en daarna een locatie (bijvoorbeeld Documenten).
3. Kies uit de lijst Opslaan als nu echter het bestandstype Word-sjabloon (*.dotx).
4. Word selecteert nu zelf de map Aangepaste Office-sjablonen.
5. Typ een bestandsnaam (wij kiezen Briefhoofd) en kies Opslaan.
6. Sluit daarna het bestand.
Sla het document op als Word-sjabloon. Word kiest dan zelf de juiste map.
Zelfgemaakt sjabloon gebruiken
Het gebruiken van een zelfgemaakte sjabloon verloopt vervolgens op (bijna) dezelfde wijze als het gebruiken van een standaardsjabloon.
1. Kies Bestand, Nieuw.
2. Onder het zoekveld voor sjablonen zijn nu de opties Office en Privé verschenen. Kies Privé.
3. Selecteer de zojuist gemaakte sjabloon. Er wordt een nieuw document gemaakt op basis van de sjabloon.
• Je kan deze op de gebruikelijke manier aanpassen, wijzigen en opslaan. Het originele sjabloon wordt niet beïnvloed.
Zelfgemaakte sjablonen verschijnen onder de aanduiding Privé.
Je ziet in de voorgaande afbeelding dat een standaard zwart-witte pagina wordt getoond als sjabloon briefhoofd. Wanneer je bij Opslaan als voor een document of sjabloon de optie Miniaturen opslaan selecteert, wordt het sjabloon opgeslagen, inclusief een miniatuurweergave. Dit is meestal duidelijker (al kost het wel iets meer schijfruimte).
Handboek Word 2024
Dit artikel is een hoofdstuk uit ‘Handboek Word 2024’ van Peter Kassenaar. Microsoft Word is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. U bedient het Office-programma met behulp van het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2024 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.
Tot de behandelde onderwerpen behoren:
- Nieuwe mogelijkheden van Word 2024;
- Maak uw eerste document;
- Gebruik een sjabloon voor uw brief;
- Bewerk tekst met klembord, bladwijzers, hyperlinks en bouwstenen;
- Maak uw document op met inspringen, lijsten en uitlijnen;
- Kies lettertypen, teksteffecten, stijlen, randen en thema’s;
- Koeg afbeeldingen, vormen en illustraties in;
- Werk samen met anderen aan documenten;
- Case: werken met lange documenten;
- Case: werken met tabellen;
- Case: een mailing opzetten.
Deze uitgave van Van Duuren Media is onder andere verkrijgbaar bij Standaard Boekhandel voor 34,99 euro.
- Lees ook: Word-documenten samenvoegen: zo kan het
